Pflegetagebuch führen: Was hineingehört und was es bringt

Ein Pflegetagebuch hält über mindestens 14 Tage fest, bei welchen Tätigkeiten ein pflegebedürftiger Mensch Hilfe braucht, wie oft das vorkommt und welche Art von Hilfe es ist. Für den Pflegegrad kommt es seit 2017 auf diese Häufigkeiten und den Grad der Selbständigkeit an. Wie viele Minuten das dauert, ist dafür nicht mehr maßgeblich.

Viele Vorlagen im Netz stammen noch aus der Zeit der Pflegestufen und fragen nach Minuten pro Handgriff. Das hat der Gesetzgeber mit dem Pflegestärkungsgesetz II zum 1. Januar 2017 abgeschafft, wie der Medizinische Dienst Bund in seiner Historie zum neuen Pflegebedürftigkeitsbegriff beschreibt. Ein brauchbares Tagebuch folgt deshalb den sechs Modulen aus § 14 Absatz 2 SGB XI.

Das Tagebuch ersetzt keine ärztliche Abklärung. Wenn sich der Zustand plötzlich verschlechtert, etwa durch einen Sturz, neue Verwirrtheit, Fieber oder weil jemand kaum noch isst und trinkt, gehört das zuerst in die Hausarztpraxis. Ins Tagebuch kommt es danach.

Was ins Pflegetagebuch gehört

Der Medizinische Dienst prüft nicht, wie lange die Pflege dauert. Er prüft, was die Person noch selbst kann. Pflegebedürftig ist nach § 14 SGB XI, wer wegen gesundheitlicher Beeinträchtigungen auf Dauer, voraussichtlich mindestens sechs Monate, Hilfe durch andere braucht. Gemessen wird das an 64 Kriterien in sechs Modulen. Jedes Modul bewertet etwas anderes, und danach richtet sich, was im Tagebuch stehen sollte.

Die Gewichte stehen in § 15 Absatz 2 SGB XI. Von den Modulen 2 und 3 zählt nur das mit dem höheren Wert. Einkaufen, Kochen oder Behördengänge erhebt der Gutachter nach § 18a Absatz 3 SGB XI zwar mit, sie fließen aber nicht in die Punkte ein. Eine Notiz dazu schadet nicht, hebt den Pflegegrad aber auch nicht.

Vorlage: So sieht eine Tageszeile aus

Eine amtliche Vorlage gibt es nicht, das Tagebuch ist formfrei. Ein Blatt pro Tag mit fünf Spalten genügt. Am wichtigsten ist die Spalte „Art der Hilfe“, denn genau danach unterscheidet Anlage 1 zum SGB XI in Modul 4 zwischen „selbständig“, „überwiegend selbständig“, „überwiegend unselbständig“ und „unselbständig“.

Für die Spalte „Art der Hilfe“ reichen kurze Formeln: anleiten, beaufsichtigen, teilweise übernehmen, vollständig übernehmen. Wer jeden Eintrag so formuliert, liefert dem Gutachter die Begriffe, mit denen er selbst arbeitet. Gute Tage gehören auch hinein. Wenn jemand dienstags allein duscht und donnerstags nicht, zeigt erst das Tagebuch, was überwiegt.

Rechenbeispiel: Warum Häufigkeiten Punkte bringen

Am deutlichsten wirkt das Tagebuch in den Modulen 3 und 5, weil dort Zählen gefragt ist. Nach Anlage 1 zum SGB XI gibt es in Modul 3 je Kriterium 0 Punkte für „nie oder sehr selten“, 1 Punkt für „selten“ (ein- bis dreimal in zwei Wochen), 3 Punkte für „häufig“ (zweimal bis mehrmals wöchentlich, aber nicht täglich) und 5 Punkte für „täglich“.

Ein Beispiel: Eine Frau mit beginnender Demenz ist laut Tagebuch in 14 Nächten fünfmal aufgestanden und wollte die Wohnung verlassen. Das sind im Schnitt 2,5 Nächte pro Woche, also „häufig“ und 3 Einzelpunkte für das Kriterium 3.2 „nächtliche Unruhe“. Im Gespräch hätte die Familie vielleicht „ab und zu“ gesagt. Das klingt nach „selten“ und brächte 1 Punkt.

In Modul 5 werden Maßnahmen gezählt, die die Person nicht selbst erledigen kann. Wöchentliche Maßnahmen werden durch 7 geteilt, monatliche durch 30. Für die Kriterien 5.1 bis 5.7 gilt laut Anlage 1:

Rechenweg für einen Mann, dem dreimal täglich die Tabletten gerichtet und gegeben werden (Kriterium 5.1): 3 Maßnahmen pro Tag ergeben 1 Punkt. Steht im Tagebuch zusätzlich, dass morgens die Kompressionsstrümpfe angezogen und abends ausgezogen werden (5.7, körpernahe Hilfsmittel), sind es 3 + 2 = 5 Maßnahmen und damit 2 Punkte. Kommt noch einmal pro Woche Blutzuckermessen dazu, ergibt das 1 ÷ 7 = 0,14 und ändert nichts. Das Strümpfe-Anziehen vergessen Angehörige im Gespräch leicht, weil es zur Routine geworden ist.

Ein einzelner Punkt kann an einer Schwelle viel ausmachen. Wie aus Einzelpunkten gewichtete Punkte und schließlich der Pflegegrad werden, erklärt der Beitrag zum Pflegegrad-Rechner.

Wie lange führen, und wann Minuten doch zählen

Bewährt haben sich zwei Wochen. In dieser Zeit tauchen wechselhafte Probleme wie nächtliche Unruhe oder Stürze in ihrer echten Häufigkeit auf, und die Kategorie „selten“ in Modul 3 ist ohnehin auf zwei Wochen bezogen. Begonnen wird am besten mit dem Antrag. Die Pflegekasse muss nach § 18c SGB XI spätestens 25 Arbeitstage nach Antragseingang entscheiden, Leistungen gibt es nach § 33 SGB XI ab dem Monat der Antragstellung. Abwarten bringt also nichts.

Stunden pro Woche zählen an anderer Stelle. Pflegende Angehörige sind nach § 19 und § 44 SGB XI rentenversichert, wenn sie jemanden ab Pflegegrad 2 wenigstens zehn Stunden wöchentlich pflegen, verteilt auf regelmäßig mindestens zwei Tage, und selbst nicht mehr als 30 Stunden pro Woche erwerbstätig sind. Diesen Umfang ermittelt der Gutachter im Einzelfall. Teilen sich mehrere Angehörige die Pflege, legt die Pflegekasse ihre Angaben zugrunde. Machen sie keine oder widersprüchliche Angaben, wird zu gleichen Teilen aufgeteilt. Für diesen Zweck lohnt eine Spalte mit der ungefähren Dauer und dem Namen der helfenden Person.

Begutachtung vorbereiten: Checkliste für den Termin

Der Gutachter kommt nach § 18a SGB XI in die Wohnung. In bestimmten Fällen, etwa bei einem Höherstufungsantrag, ist nach § 142a SGB XI auch ein strukturiertes Telefoninterview möglich, bei der ersten Begutachtung dagegen nicht. Der Wunsch nach einem Hausbesuch hat Vorrang. Laut Medizinischem Dienst dauert die Begutachtung bis zu einer Stunde. Das ist wenig Zeit für zwei Wochen Alltag.

1. Tagebuch auswerten: je Modul die drei schwierigsten Situationen markieren und Häufigkeiten zusammenzählen.
2. Unterlagen bereitlegen, die der Medizinische Dienst nennt: Haus- und Facharztberichte, Entlassungsbericht der Klinik, aktueller Medikamentenplan, Pflegedokumentation des Pflegedienstes.
3. Liste der genutzten Hilfsmittel ergänzen, zum Beispiel Rollator, Toilettenstuhl, Inkontinenzmaterial.
4. Eine Pflegeperson zum Termin dazuholen. Mit Einwilligung sollen nach § 18a Absatz 9 SGB XI pflegende Angehörige befragt werden.
5. Kopie des Tagebuchs dem Gutachter mitgeben, das Original behalten.
6. Nichts beschönigen. Gesund.bund.de, das Gesundheitsportal des Bundesgesundheitsministeriums, weist darauf hin, dass der Hausbesuch an einem ungewöhnlich guten Tag stattfinden kann. Dann hilft das Tagebuch.

Menschen mit Demenz wirken beim Termin oft fitter, als sie sind. Der Medizinische Dienst schreibt, dass der Gutachter zuerst mit der erkrankten Person spricht und die Angaben danach mit den Angehörigen bespricht. Peinliche Punkte wie Inkontinenz oder Aggression lassen sich auch schriftlich aus dem Tagebuch nachreichen, statt sie vor der betroffenen Person auszusprechen.

Nach dem Bescheid: Tagebuch weiterführen

Mit dem Bescheid kommt nach § 18c Absatz 2 SGB XI auch das Gutachten. Es lohnt sich, beides Kriterium für Kriterium mit dem Tagebuch zu vergleichen. Stimmt die Einstufung nicht, ist binnen eines Monats nach Bekanntgabe Widerspruch möglich (§ 84 Sozialgerichtsgesetz). Ein weitergeführtes Tagebuch ist dann der wichtigste eigene Beleg.

Häufige Fragen zum Pflegetagebuch

Gibt es ein Muster für Menschen mit Demenz?

Ein eigenes amtliches Muster gibt es nicht. Bei Demenz sollten die Einträge stärker auf Modul 2, 3 und 6 zielen: Orientierung, nächtliche Unruhe, Weglaufen, Abwehr bei der Körperpflege, wie oft erinnert oder angeleitet werden muss. Wichtig ist das Datum bei jedem Vorfall, damit die Häufigkeit nachweisbar ist.

Gibt es eine Excel-Vorlage oder App?

Einige Pflegekassen, Sozialverbände und Pflegedienste bieten kostenlose PDF-Vorlagen an. Eine Tabelle in Excel oder auf Papier mit den Spalten aus der Vorlage oben erfüllt denselben Zweck. Eine App ist nur dann sinnvoll, wenn sich die Einträge ausdrucken lassen, denn der Gutachter braucht etwas zum Mitnehmen.

Was sollte beim Termin nicht gesagt werden?

Problematisch sind Sätze wie „Das geht schon noch“ oder „Das mache ich allein“, wenn sie nur aus Stolz fallen. Die Gutachterin bewertet, was sie sieht und hört. Ein vorbereitetes Tagebuch hilft, bei den Tatsachen zu bleiben, ohne zu übertreiben.

Fazit

Ein Pflegetagebuch bringt am meisten, wenn es zwei Wochen lang Häufigkeiten und die Art der Hilfe nach den sechs Modulen festhält statt Minuten. Den größten Unterschied macht es bei nächtlicher Unruhe, Verhaltensauffälligkeiten und täglichen Maßnahmen wie Tabletten oder Kompressionsstrümpfen. Für die Rentenversicherung pflegender Angehöriger lohnt zusätzlich eine Spalte mit Dauer und helfender Person. Nach dem Bescheid weitergeführt, dient es als Grundlage für einen Widerspruch.

Quellen

• Bundesministerium der Justiz · § 14 SGB XI: Begriff der Pflegebedürftigkeit · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 15 SGB XI: Ermittlung des Grades der Pflegebedürftigkeit, Begutachtungsinstrument · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · Anlage 1 zu § 15 SGB XI: Einzelpunkte der Module 1 bis 6 · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 18a SGB XI: Begutachtungsverfahren · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 18c SGB XI: Entscheidung über den Antrag, Fristen · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 19 SGB XI: Begriff der Pflegeperson · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 33 SGB XI: Leistungsvoraussetzungen · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 44 SGB XI: Leistungen zur sozialen Sicherung der Pflegepersonen · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 142a SGB XI: Telefonische Begutachtung · Abruf 10/2026
• Bundesministerium der Justiz · § 84 SGG: Widerspruchsfrist · Abruf 10/2026
• Medizinischer Dienst · Pflegebegutachtung · Abruf 10/2026
• Medizinischer Dienst Bund · Neuer Pflegebedürftigkeitsbegriff: Historie · Abruf 10/2026
• Bundesministerium für Gesundheit, gesund.bund.de · Pflegebegutachtung: Worauf man achten sollte · Abruf 10/2026